Come generare fatture con WooCommerce

Una delle piattaforme più usate per creare negozi online è WooCommerce. Il plugin per negozi online di WordPress è uno strumento potente, flessibile e gratuito con cui è molto semplice creare un e-commerce professionale con un alto grado di personalizzazione, senza la necessità di investire molto tempo e lavoro sul progetto.

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Cos’è una fattura per WooCommerce

Per chi lavora in un’attività basata sul commercio elettronico, è importante poter generare fatture di vendita, poiché sono necessarie per le spedizioni che attraversano le dogane, per questioni legali di contabilità e perché i clienti potrebbero richiederle.

Usare un programma esterno per generare fatture con WooCommerce non è la soluzione ottimale, poiché è possibile usare un plugin specifico di fatturazione che genera automaticamente le fatture in formato PDF ogni volta che viene effettuata una vendita.

Una fattura in WooCommerce è il documento che riporta la vendita che viene effettuata sul negozio online e che riporta i dati del cliente, quelli dell’e-commerce e i prodotti acquistati. Vengono specificate le quantità e i prezzi dei prodotti, per poter generare l’importo della fattura, con l’aggiunta delle eventuali tasse e delle spese di spedizione.

In una fattura di vendita di WooCommerce è necessario specificare anche due dati importanti: la data della vendita e il numero della fattura stessa.

Perché generare fatture con WooCommerce

Esistono molti motivi per cui è necessario poter contare su un sistema di fatturazione su WooCommerce.

  • Generare le fatture per poter effettuare la contabilità dell’attività commerciale.
  • Nella maggior parte dei pacchi che devono superare la dogana di altri paesi è necessario inserire una fattura commerciale. Anche in alcune zone speciali all’interno di uno stesso paese, in cui le spedizioni devono oltrepassare la dogana, è necessario inserire una fattura (è il caso, ad esempio, delle Isole Canarie e di Ceuta e Melilla in Spagna).
  • Un cliente può richiedere una fattura quando effettua un acquisto, poiché è un suo diritto. L’e-commerce è obbligato a fornire tale fattura se l’acquirente la richiede.

Come generare fatture con WooCommerce

Esistono molti plugin o complementi per creare fatture delle vendite effettuate in un negozio online WooCommerce. Alcuni dei plugin più interessanti per generare fatture di vendita sono:

» WooCommerce PDF invoices

Questo complemento di WooCommerce automatizza il processo di generazione e invio di fatture di vendita. Il plugin può essere configurato in modo semplice in modo tale che, ogni volta che viene effettuata una vendita sulla piattaforma, nell’email di conferma inviata automaticamente all’utente viene inclusa una fattura in formato PDF.

Alcune delle caratteristiche che fanno di questo plugin di WooCommerce una delle migliori alternative per creare fatture sono:

  • È in grado di generare una numerazione correlativa per la fatturazione. La numerazione viene effettuata automaticamente, pertanto l’amministratore del negozio non deve preoccuparsi di nulla.
  • I clienti possono accedere alla loro fattura dal proprio account dell’e-commerce, e scaricarla in formato PDF quando desiderano.
  • È possibile attivare l’opzione di invio della fattura generata a una porta stampante per creare una fattura in formato cartaceo.
  • Offre diversi template di fattura tra cui scegliere quello più adatto alla propria attività commerciale. Consente inoltre di personalizzare la fattura per poter rispondere a ogni necessità.

» WPForms

Per chi cerca un complemento per creare fatture personalizzate su WooCommerce senza sforzi, WPForms è la soluzione. Il suo sistema di trascinamento di elementi per creare fatture e moduli in modo intuitivo è ideale per chi sta cercando un sistema più visivo e intuitivo.

Questo plugin è interessante per poter creare fatture e moduli senza dover investire molto tempo e lavoro.

» WP Invoice Manager

Un’altra alternativa interessante da usare su WooCommerce per la gestione della fatturazione del negozio online è il plugin  WP Invoice Manager. Questo complemento offre un ampio controllo dei diversi processi relativi alla fatturazione.

Le sue principali caratteristiche per la creazione e la gestione delle fatture sono:

  • Con questo plugin non esiste un limite el numero di clienti e fatture che è possibile generare su WooCommerce.
  • Possibilità di creare manualmente le fatture per i clienti che pagano tramite bonifico bancario.
  • Uso dei filtri per poter cercare le usando parametri come la data di scadenza, stato del pagamento o numero di fattura, tra l’altro.
  • Semplifica la ricezione dei pagamenti e la gestione dei rimborsi.
  • Offre una buona documentazione sul funzionamento del plugin per consentire di configurarlo e usarlo in modo semplice e corretto.

» Quaderno

Questo plugin a pagamento è una soluzione professionale che consente di controllare tutte le procedure correlate alla fatturazione di un e-commerce. Non si limita solo alla creazione e all’invio delle fatture generate dopo una vendita, ma offre diverse funzionalità come:

  • È possibile creare fatture rettificate nei casi in cui è necessario effettuare un rimborso a un cliente. Va ricordato che la legge obbliga a generare una fattura rettificata in caso di resi, con la rispettiva numerazione e la descrizione della causa.
  • Evita problemi quando si tratta di assegnare il numero di fattura in maniera progressiva e sequenziale. Quando viene generata per errore una fattura con data posteriore, è possibile modificarla per farle seguire l’ordine di numerazione progressiva richiesto per legge.
  • Il plugin supporta varie lingue pertanto è possibile creare la fattura nella lingua del cliente. Se la vendita viene effettuata in Francia, la fattura viene generata in francese per dare un’immagine più professionale.
  • La generazione e l’invio delle fatture vengono fatti in modo automatico al completamento di una vendita.
  • È possibile effettuare una ricerca interna e filtrare per numero di fattura, stato della fattura, data e stato della spedizione, tra altre opzioni.

» Quip Invoices

La soluzione che presenta Quip Invoices per generare e gestire le fatture di un negozio online è molto interessante. Dalla possibilità di regolare molti parametri della fattura, come gli articoli a livello singolo o l’aliquota d’imposta, fino all’invio della fattura a diverse persone contemporaneamente.

Con questo plugin di WooCommerce è possibile lavorare anche con i preventivi che, una volta accettati dal cliente, si trasformano in fatture in un solo clic.

Questo plugin supporta inglese, tedesco, francese e spagnolo, e può generare fatture in ognuna di queste lingue.

La fatturazione è una parte fondamentale di ogni commercio elettronico, pertanto la creazione di fatture e la gestione della fatturazione devono essere una priorità per l’attività commerciale.

Per fortuna, esistono molti complementi come il plugin PDF invoice per WooCommerce che semplificano e accelerano tutti i processi correlati alla fatturazione di un negozio online.

L’automatizzazione è uno dei grandi vantaggi dati dall’utilizzo di plugin di questo tipo, poiché sono in grado di creare e inviare automaticamente una fattura ogni volta che viene effettuata una vendita nell’e-commerce. Con questi complementi viene allegata una fattura in formato PDF all’email di conferma dell’acquisto inviata al cliente. Inoltre, questa fattura rimane accessibile per l’acquirente quando accede al suo account utente all’interno del negozio, e potrà scaricarla quando desidera.